Je team werkt hard en toch blijft de planning schuiven?
Flowbooster helpt teams beter samenwerken en bouwt de digitale ondersteuning die daarbij hoort.
In twaalf weken. Daarna kan het team het zelf.
Bekijk in 68 seconden hoe het werkt
In veel teams zien we de volgende patronen:
- Er is niet scherp wat er écht eerst moet. Er is genoeg werk en er zijn genoeg lijstjes, maar er is geen duidelijke prioriteit. Dus bepaalt urgentie de dag: wie het hardst roept, wordt het eerst geholpen.
- Eigenlijk weet niemand wie waar precies mee bezig is. Als iemand vraagt of er iets even tussendoor kan, dan is het antwoord bijna altijd ja. Niemand kan zeggen wat er dan doorschuift.
- Overleggen zijn niet voorbereid, want iedereen heeft het te druk. Dus is de uitkomst steeds hetzelfde: we moeten het er nog een keer over hebben. Iedereen denkt dan: ik heb het te druk voor weer een overleg. Dus wordt er nog minder afgestemd.
Iedereen heeft het druk...
Mensen erbij lijkt de enige oplossing. Maar die zijn niet te krijgen.
Ondertussen is er geen tijd om te verbeteren. Dus ploeter je door.
Met Flowbooster pak je dat aan.
Flowbooster bestaat uit drie onderdelen
De werkwijze
Hoe je team dagelijks werkt. Een vaste planning, een korte dagstart en elke twee weken een moment waarop het team zelf bepaalt wat er anders moet. Dit biedt een eenvoudige structuur, dus makkelijk vol te houden.
Het platform
De app waarin het werk van jouw team echt staat. Geen losse Excels, mails en Teams gesprekken meer. Maar één plek waar je ziet wat deze week af moet, bij wie waar mee bezig is en waar het blijft hangen.
De aanpak
Twaalf weken waarin we de basis leggen voor de komende jaren. Je team leert de werkwijze en we bouwen samen de app. Ook leren we twee mensen in het team hoe ze de app kunnen aanpassen.
De werkwijze: drie gewoontes
Weekplanning
Aan het begin van de week bepaalt het team samen wat er af moet. Vanaf dat moment bestaat er een gedeelde volgorde.
Dagstart
Elke ochtend tien minuten: wat heb je gedaan, wat ga je doen, waar heb je hulp bij nodig. Na een week weet iedereen wie waar mee bezig is.
Reflectie
Elke twee weken een half uur: wat ging goed, wat kan beter en welke twee of drie dingen gaan we verbeteren. Actie in plaats van afwachten.
Bij elkaar kost dit ongeveer anderhalf uur per week. Deze tijd wordt makkelijk terugverdiend doordat er effectiever wordt samengewerkt.
Het platform
Een team dat zo gaat werken, loopt er na een paar weken tegenaan. Het ritme staat, de vragen zijn duidelijk, maar het antwoord op "wat is de status nu?" ligt nog steeds verspreid over een spreadsheet, een mailbox, mappen en bestanden.
Daar is het Flowbooster-platform voor: een app die past bij hoe jullie werken. Geen standaardpakket waar je je werk in moet persen en geen maatwerk waar je een programmeur voor nodig hebt.
Overzicht via kanban
Werk met de onderhanden werkitems in één overzicht. Geen losse lijstjes en Post-it's meer, maar een kanbanbord waar de echte status op staat.
Stappen en acties
Maak zichtbaar wat er moet gebeuren, door wie en wanneer. In voorgedefinieerde stappen en taken, aangepast aan hoe het dagelijkse werk loopt. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Schermen op maat
Je zit niet vast aan vaste formulieren of standaardvelden. Pas schermen eenvoudig aan zodat ze aansluiten bij hoe jullie werken, niet andersom.
Alles in verbinding
Bestaande systemen hoeven niet weg. Flowbooster verbindt informatie zodat je minder hoeft over te typen en meer grip krijgt op het geheel.
Chat bij elk item en elke taak
Bij elke taak of dossier kun je direct meepraten met je team, zonder naar een ander scherm te schakelen. Of mail te gebruiken. Alle communicatie op de plek waar het werk gebeurt.
Veilig en beheerst
Werk met rollen en rechten zodat iedereen ziet wat nodig is en niet meer. Veranderingen test je eerst veilig in de ontwikkelomgeving, pas daarna zet je ze live.
Niets is frustrerender dan verbeteracties bedenken, maar ze niet direct uit kunnen voeren.
Het Flowbooster Platform is gebouwd met 'continu verbeteren' in het achterhoofd. Teams kunnen zelf wijzigingen door te voeren aan hun app, zonder te hoeven wachten op programmeurs of andere ondersteuning.Verbeteren mag niet van één persoon afhankelijk zijn: We leren minimaal twee mensen binnen het team om aanpassingen te doen.
Wil je zien hoe het werkt?
De aanpak: wat er in twaalf weken gebeurt
- Week 1 - 2
Scherp krijgen
In een workshop brengen we in kaart hoe het team nu werkt en waar de beelden daarover uiteenlopen. Daaruit volgen afspraken over de nieuwe werkwijze.
De bouw van de app start, maar die is er nog niet: eerst het werkproces, dan de app. - Week 3 - 6
Hier wordt het echt
De planning dwingt je te kiezen wat er wel en niet gebeurt. We proberen het nieuwe ritme uit, reflecteren erop en passen aan waar nodig.
Voor veel teams is dit ook het lastigste stuk: sommige dingen blijken moeilijker dan gedacht. - Week 7 - 10
Het gaat werken
Mensen raken gewend aan de nieuwe werkwijze. Elkaar aanspreken wordt makkelijker en afspraken worden duidelijker.
Ondertussen werkt de app ook steeds beter, met de verbeterpunten uit de reflectie er dezelfde week in verwerkt. - Week 11 - 12
Zelf doen
Het team draait de weekplanning, dagstart en reflectie zonder onze hulp. Twee mensen in het team kunnen de app zelfstandig aanpassen.
We kijken samen terug op de afgelopen twaalf weken en blijven beschikbaar, maar zijn niet meer nodig.
Ploeteren is een keuze.
Een effectief team ook.
In te veel teams gaat de dag op aan chaos die niemand gewild heeft. Capabele mensen rennen rondjes, worden onderbroken voor vragen, halen deadlines niet en gaan afgedraaid naar huis. Ze denken vaak dat het erbij hoort, maar dat is zelden waar.
Je kunt ook kiezen om vanuit rust en controle te werken. Om als team te weten wat er af moet, wie waarmee bezig is en wat er vandaag belangrijk is. Dat vraagt om andere afspraken en ander gedrag, maar het is een keuze die elk team kan maken.
Wachten tot het rustiger wordt werkt niet, want dat moment komt toch niet. Het moment is nu, nu het je over de schoenen loopt.
Wij helpen je.
Zullen we een keer praten?
Samen kijken we waar het vastloopt en wat een logische volgende stap is. Bel ons gerust, of plan een online gesprek in de agenda.